aukkoanalyysi

Aukkoanalyysi on systemaattinen menetelmä, jolla kartoitetaan nykytilan ja tavoitetilan välinen ero ja tunnistetaan toimenpiteet erot sulkemiseksi. Sitä käytetään liiketoiminnan kehittämisessä, projektinhallinnassa sekä vaatimustenmukaisuuden arvioinnissa.

Tavoitteena on selvittää puutteet, priorisoida toimenpiteet, ohjata resurssien kohdentamista ja tukea strategia- sekä toimintasuunnittelua. Aukkoanalyysi sopii tilanteisiin, joissa halutaan parantaa suorituskykyä, prosesseja tai osaamista sekä varmistaa, että tavoitellut vaatimukset toteutuvat.

Prosessi koostuu tyypillisesti seuraavista vaiheista: nykytilan kartoitus ja mittareiden määrittäminen; tavoitetilan määrittäminen ja hyväksyttävät kriteerit; erot tunnistaminen sekä juurisyiden analyysi (esim. 5 Whys, fishbone- tai causa-analyysi); vaihtoehtojen kehittäminen ja priorisointi; toimintasuunnitelman laatiminen (vastuut, aikataulut, resurssit); sekä toteutus ja seuranta.

Datan lähteet ja työkalut voivat olla suorituskykymittareita, auditointeja, kyselyjä, haastatteluja sekä prosessikarttoja. Käytettyjä analyysityökaluja ovat muun muassa 5 Whys, cause-and-effect -kaaviot, Pareto-analyysi sekä riskinarviointi.

Tulokset ovat gap-raportti, toimenpide- tai kehityssuunnitelma sekä mahdollinen riskinarviointi ja resurssisuunnitelma. Käyttökohteita ovat strateginen suunnittelu, toiminnan kehittäminen, projektin aloitus sekä IT- tai turvallisuusvaatimusten täyttäminen. Edut sisältävät selkeät priotiteetit ja paremmat resurssien käyttötavat; rajoitteita voivat olla datan laatu, järjestelmäkustannukset ja aikataulut.

Esimerkki: yritys haluaa parantaa toimitusnopeutta; nykyinen toimitusnopeus on 82 %, tavoite 95 %; erot johtuvat suunnittelusta, toimittajayhteyksistä ja prosessien automaatiosta; toimenpiteet voivat sisältää toimittajayhteyksien parantamisen, varastostrategian tarkistamisen ja automaation lisäämisen.