asiakasrekisteriä

Asiakasrekisteri on järjestelmä tai tiedosto, jossa yritys tai organisaatio tallentaa ja hallinnoi tietoja asiakkaistaan. Yleisimmät tiedot ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä maksutiedot, tilaukset, ostohistoria ja asiakaspalveluun liittyvä kirjeenvaihto. Rekisteri voi lisäksi sisältää asiakkaan suostumuksiin liittyviä merkintöjä ja markkinointiasetuksia. Tietoja kerätään liikesuhteiden hoitamiseen, palvelun toteuttamiseen, laskutukseen sekä raportointiin.

Rekisterin käyttötarkoitukset liittyvät asiakaspalveluun ja myyntiin: tilauksien käsittely, palvelun toteuttaminen, vuorovaikutuksen ylläpito sekä mahdollinen markkinointi niitä koskevan luvan tai lain salliman oikeutetun edun perusteella. Henkilötietojen keräämistä ja käyttöä säätelee yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä Suomen tietosuojalainsäädäntö. Rekisteröidyillä on oikeuksiaan koskevaa yleistä suojelua, kuten oikeus saada tietonsa, oikaista virheitä ja pyytää poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Rekisterinpitäjä vastaa rekisterin hallinnoinnista ja siitä, että käsittely on lainmukaista. Kun tietoja käsitellään ulkopuolisten palveluntarjoajien kautta, ehtoina ovat asianmukaiset sopimukset ja tietoturva. Tietoja säilytetään tarkoituksen edellyttämä ajan ja poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita. Rekisteröidyllä on myös oikeus siirtää tiedot toiseen rekisteriin sekä vastaanottaa tunnistetiedot turvallisesti.

Asiakasrekisteri on yleinen osa CRM- tai ERP-järjestelmiä ja sitä käytetään monilla toimialoilla, kuten vähittäiskaupassa ja palvelusektorilla.