arkivmappar

Arkivmappar är behållare som används för att organisera och lagra arkivmaterial. De utgör en central del av arkivets struktur och speglar ofta en hierarkisk indelning som fond, serie, underserie och ärende. I fysiska arkiv är en arkivmapp en fysisk mapp eller fil som märks med en unik referenskod och en kort beskrivning i arkivförteckningen. I digital arkivförvaltning motsvarar arkivmappar virtuella mappar eller containrar i ett dokumenthanteringssystem och används för att gruppera digitala dokument samt bibehålla struktur, versionering och behörigheter.

Syftet med arkivmappar är att underlätta sökning, kontroll av tillgångar, bevarande och disposition. En väl utformad arkivmapp har tydlig namnkonvention, en beskrivning av innehållet, och en koppling till arkivförteckningen eller metadata. Den ska vara unik inom arkivet och stabil över tid för att inte bryta referenser vid omorganisering eller migration. Namn och referenser speglar ofta vilken fond eller organisationsenhet mappen hör till samt tidsperioder eller ämnesområde.

I praktiken följer arkivmappar ofta nationella eller organisatoriska riktlinjer för klassificering och beskrivning. Vid digital användning innebär det metadata, rättigheter och bevarandestrategier som gör det möjligt att återfinna och bevara innehållet över tid. Arkivmappar bildar därmed grunden för vidare nivåer i arkivstrukturen, såsom serier och filer, och de spelar en viktig roll i förteckning, tillgångsstyrning och bevarandeplanering.