arkivgjennomgang

Arkivgjennomgang er prosessen der en organisasjon systematisk gransker sine arkiver og arkivdokumenter for å vurdere styring, bevaring, tilgjengelighet og etterlevelse av relevante regler. Målet er å sikre at informasjonsbeholdningen er riktig håndtert, at viktig informasjon bevares på riktig måte, og at tilgang og personvern ivaretas.

Hovedformålene inkluderer å kartlegge beholdningen, vurdere kvaliteten på metadata og klassifikasjon, fastsette eller revidere arkivstyringsprinsipper og retention schedules, samt identifisere risikoer knyttet til sikkerhet og personopplysninger. En arkivgjennomgang kan også omfatte vurdering av digitalisering, migrering av data til nye formater og bedre søkbarhet.

Prosessen omfatter vanligvis planlegging, kartlegging av beholdningen, ar­kivvurdering og klassifisering, evaluering av digitalisering og metadata, vurdering av fysiske og digitale lagringsforhold, samt utarbeidelse av anbefalinger og en gjennomføringsplan. Det kan også inkludere identifikasjon av materialets verdi for virksomheten og beslutninger om destruksjon eller permanent bevaring i tråd med regler og behov.

Resultatene av en arkivgjennomgang er ofte en oppdatert beholdningsoversikt, omklassifisering eller omplassering av materiale, disposisjonsbeslutninger for midlertidig materiale, en digitaliserings- og metadata-strategi, forbedret søkbarhet og en risikoredusjon. Arkivgjennomgang støtter god forvaltning, samsvar med lover og standarder, og bedre tilgjengelighet for brukere og historisk forskning.

Arkivgjennomgang er vanlig i offentlig sektor, privat sektor og forskningsmiljøer, og den knytter seg til rammeverk for arkivforvaltning og personvern. Den bidrar til å tydeliggjøre ansvarsområder, budsjettbehov og prioriteringer i arkivarbeidet.