arkiveringssystem

Ett arkiveringssystem är ett informationshanteringssystem som används för att lagra, organisera och bevara dokument och data över längre tidsperioder. Systemet stödjer arkivspecifika klassificeringar, metadata och bevarandeprinciper för att säkerställa långsiktig tillgänglighet, integritet och autenticitet samt följa rättsliga och organisatoriska krav.

Nyckelfunktioner inkluderar metadatahantering (deskriptiv, administrativ och strukturell metadata), klassificering, behörighetsstyrning, versionering och livscykelhantering av arkivobjekt. För bevarande används åtgärder som migrering och/eller emulering, beroende på format och policy. Systemet stöder även sökbarhet, integritetskontroller (t.ex. checksums), spårbarhet och kedja av bevarande.

Standarder och ramverk som ofta ligger till grund för arkiveringssystemet inkluderar OAIS-modellen, PREMIS för bevarandemetadata, METS för strukturerad metadata och ISO 15489 kring arkiv- och dokumenthantering. Organisationer kompletterar detta med interna bevarandepolicyer och anpassade klassificeringsscheman.

Arkiveringssystem kan vara on-premises, i molnet eller hybrida. De är ofta modulära och integreras med dokumenthanteringssystem, affärssystem och webbportaler. Viktiga krav är datasäkerhet, behörighetsstyrning, redundans, backup och katastrofsäkring samt långsiktig formatstöd och migrering av äldre objekt.

Juridiska och operativa krav varierar mellan offentliga och privata sektorer och omfattar arkivlagstiftning, sekretessregler samt dataskyddslagar som GDPR. Arbetsrutiner, dokumentationspraxis och revision kräver spårbarhet och regelbunden kvalitetssäkring av arkivmaterialet.

Fördelar med arkiveringssystem inkluderar långsiktigt bevarande, förbättrad sökbarhet och kontroll över vem som kan se och ändra arkivobjekt. Utmaningar kan vara kostnader, teknisk skuld, komplexitet vid migrering mellan format och behov av kontinuerlig uppföljning av bevarandeplaner.