arkistointiajat

Arkistointiajat ovat aikavälejä, joiden puitteissa organisaatioiden on säilytettävä erilaisia asiakirjoja ennen niiden poistamista tai siirtämistä pysyväisarkistoon. Ne perustuvat lainsäädäntöön sekä hallinnollisiin tarpeisiin, ja niiden tarkoituksena on turvata oikeudellinen varmuus, toiminnan läpinäkyvyys sekä mahdollinen historiallisen arvon säilyminen.

Säilytysajat koskevat sekä julkisia että yksityisiä organisaatioita ja kattavat sekä paperi- että sähköiset asiakirjat. Arkkistointiajat jakautuvat eri asiakirjatyyppeihin, kuten hallintoprosessien asiakirjat, talous- ja kirjanpitodokumentit, henkilöstöasiakirjat sekä sopimukset ja kirjeenvaihto. Säilytysajat vaihtelevat riippuen sovellettavasta lainsäädännöstä, arkistoarvoon perustuvasta päätöksenteosta sekä siitä, miten kauan tieto on tarpeen päivittäisessä toiminnassa. Osa aineistosta voidaan pitää välittömästi hyödyttömänä ja poistaa, mutta osa voidaan siirtää pysyvästi arkistoon.

Prosessi arkistointiaikoihin liittyy säilytysajattelun tai säilytys- ja poistosuunnitelman (säilytysaikasuunnitelman) laatiminen. Tämä sisältää asiakirjatyypeittäin määrätyt säilytysajat sekä kriteerit poiston tai siirron toteuttamiselle. Kansallisarkisto sekä muut viranomaiset antavat ohjeita ja suosituksia, joita organisaatiot voivat soveltaa. Digitaalisten asiakirjojen hallinnassa korostuvat metatiedot, sähköinen allekirjoitus sekä tietosuoja, erityisesti henkilötietojen säilytys.

Arkistointiajat tukevat hallinnon läpinäkyvyyttä, riskienhallintaa sekä kulttuuriperinnön säilymistä ja ovat keskeinen osa asianmukaista asiakirjahallintoa.