arkistohallinnon

Arkistohallinto on organisaation asiakirjojen hallinnan ja arkistoinnin kokonaisuus, jonka tavoitteena on pitää viranomaisten ja muun organisaation säilytettävät tiedot luotettavina, käytettävinä ja pitkään säilyttävinä. Se yhdistää perinteisen asiakirjahallinnon käytännöt sekä arkistoinnin erityistehtävät, kuten pitkäaikaissäilytyksen ja arkistojen julkisen saatavuuden turvaamisen.

Keskeisiä tehtäviä ovat asiakirjahallinnon politiikkojen ja menettelyjen laatiminen, asiakirjojen luokittelu ja metatietojen hallinta sekä säilytys- ja hävittämiskäytäntöjen määrittäminen. Tämä sisältää tiedon elinkaaren hallinnan (creation, maintenance, appraisal, transfer, preservation) sekä sekä fyysisen että digitaalisen materiaalin hallinnan. Appraisal- ja siirtoprosessit määrittävät, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi ja mitkä hävitetään, sekä milloin ja minne aineisto siirretään arkistoihin.

Lainsäädäntö ja ohjeistukset ohjaavat arkistohallintoa. Suomessa arkistotoimia säätelee arkistolaki sekä Kansallisarkiston antamat ohjeistukset ja suositukset. Julkisyhteisöillä on vastuu siirtää pysyvät asiakirjansa Kansallisarkistoon tai muuhun oikeaan arkistointiväylään säilytettäviksi, kun niiden arvo ja säilyvyys on osoitettu. Arkistohallinto toteutuu sekä organisaation sisällä että keskitetysti ammattimaisen arkiston ylläpidon kautta; rooleihin kuuluvat arkistovastaavat, arkistotieteilijät sekä tiedonhallinnan ja tietosuoja-asioiden ammattilaiset.

Nykyaikana arkistohallinto kohtaa digitalisaation haasteet ja mahdollisuudet, kuten sähköiset asiakirjat, metadatastandardit, digitaalinen pitkäaikaissäilytys sekä tietosuoja- ja pääsyoikeuksien hallinnan. Selkeät käytännöt tukevat läpinäkyvyyttä, luottamusta ja kansalaisten pääsyä julkisiin tietoihin.

---