arbetsgruppsprotokoll

Arbetsgruppsprotokoll är ett dokument som sammanfattar vad som beslutats och diskuterats vid ett arbetsgruppsmöte. En arbetsgrupp är vanligtvis en tillfällig sammansättning av personer från olika befattningar eller intressenter som ska analysera ett ämne, utarbeta förslag eller följa upp beslut. Protokollet fungerar som ett officiellt referensdokument och spårbarhet för arbetsgruppens arbete.

Ett arbetsgruppsprotokoll innehåller normalt uppgifter om datum och plats för mötet, närvaro och frånvaro, dagordning, beslut och åtgärder, ansvariga personer samt tidsramar. Det bör även redovisa eventuella synpunkter, alternativ eller utestående frågor samt hänvisningar till relaterade dokument eller tidigare protokoll. Vanligen antecknas också uppgifter om uppföljning och hur besluten ska sändas vidare i organisationen.

Processen kring protokollet innebär ofta att ett utkast lämnas till deltagarna för genomgång, och att protokollet justeras eller godkänns vid nästkommande möte. Efter justering blir protokollet officiellt och arkiveras i organisationens dokumenthantering. I offentliga sammanhang är protokollet ofta en del av offentlighetsprincipen och kan vara tillgängligt som offentligt handling, men kan vara undantaget eller delvis sekretessbelagt beroende på innehåll.

Syftet med arbetsgruppsprotokoll är att säkerställa transparens, ansvar och uppföljning av arbetsgruppens arbete samt ge beslutsunderlag för vidare beslut inom organisationen.