arbeidsrutiner

Arbeidsrutiner er dokumenterte og regelmessig følges praksiser og prosesser som brukes i en arbeidsplass for å sikre at oppgaver utføres på en konsekvent og forutsigbar måte. De beskriver hvordan arbeid skal utføres, i hvilken rekkefølge, av hvem og med hvilke ressurser, og danner grunnlag for opplæring og kvalitetsstyring.

Formålet med arbeidsrutiner er å sikre sikkerhet, kvalitet og effektiv ressursutnyttelse, redusere feil, bidra til samsvar med lover og interne krav, og gjøre det enklere å overføre kunnskap ved personaleendringer.

Innholdet varierer etter sektor og oppgave, men vanlige elementer inkluderer standardiserte arbeidsprosesser (såkalte standardoperating procedures eller SOP-er), arbeidsinstrukser, sjekklister, ansvars- og kompetansekrav, kommunikasjonsrutiner, og prosedyrer for avvik, risiko og beredskap.

Utvikling og implementering innebærer kartlegging av eksisterende prosesser, standardisering, dokumentasjon, involvering av ansatte, opplæring, regelmessig revisjon og forbedring. Det kan være nyttig å koble arbeidsrutiner til ledelsessystemer som kvalitetsstyring, sikkerhet eller miljøledelse, og i en del organisasjoner til standarder som ISO 9001 eller ISO 45001.

Fordeler inkluderer bedre konsistens og kvalitet, færre feil, raskere opplæring, tydelig ansvarsfordeling og forbedret sikkerhet. Utfordringer kan være motstand mot endring, behov for kontinuerlig vedlikehold og tilpassing til forskjellige virksomhetsforhold.

Arbeidsrutiner er relevante i de fleste sektorer: offentlig, privat, helsesektor, produksjon, bygg og anlegg, service. De kan være tilpasset små og store virksomheter. Relaterte begreper inkluderer prosedyrer, instruksjoner, sjekklister, kvalitetsstyring og avviksbehandling.