Workloadoverzicht

Workloadoverzicht is een gestructureerde weergave van de werkdruk binnen een organisatie, team of project. Het verzamelt en presenteert informatie over taken, toewijzingen, geraamde inspanning en tijdshorizon om te laten zien hoe het werk is verdeeld ten opzichte van beschikbare capaciteit. Het doel is om zichtbaarheid te vergroten, werkbelasting te balanceren, knelpunten te anticiperen en beslissingen over inzet en planning te ondersteunen.

Een typisch overzicht bevat elementen zoals taken en subtaken, toegewezen personen of teams, inschatting van effort (uren of dagen), deadlines of tijdsramen, huidige status en signalen over capaciteit, zoals beschikbare uren per persoon of team en overall benutting. Bronnen voor de data zijn onder meer projectplannen, urenregistratie, ticketing-systemen en capaciteitskalenders.

Veelvoorkomende formats en instrumenten zijn spreadsheets, dashboards, Gantt-charts, Kanban-borden en capaciteitsplanningmodules in projectmanagementsoftware. Het werkloadoverzicht dient als input voor korte- en middellangetermijnplanning, risicobeheer en prestatiemonitoring.

Voordelen en uitdagingen: de belangrijkste voordelen zijn betere transparantie, betere balans in werkbelasting, minder burn-out en gefundeerde beslissingen. Uitdagingen betreffen onder meer nauwkeurige data, frequente updates, veranderende scope, privacy- en toegangsaspecten en coördinatie tussen afdelingen.

Toepassingscontexten variëren van IT-ontwikkelingen en adviesdiensten tot gezondheidszorg, productie, onderwijs en onderzoeksomgevingen. Gerelateerde begrippen zijn capaciteitsplanning, resource management, en benutting (utilization).