Verwendungsnachweise

Verwendungsnachweise sind Nachweise, die Zuwendungsempfänger erbringen, um zu belegen, dass Fördermittel gemäß den Zuwendungsbedingungen verwendet wurden. Sie dienen der Rechenschaftspflicht gegenüber dem Fördergeber und kommen in vielen Bereichen zum Einsatz, etwa bei Bundes- oder Landesfördermitteln sowie EU-Fonds.

Typischer Inhalt ist ein Finanzbericht, der Kostenarten, Gesamtsummen und den Anteil der erstattungsfähigen Kosten ausweist, sowie ein Sachbericht, der Projektfortschritt, Ergebnisse und Indikatoren beschreibt. Zusätzlich sind Belege beizufügen, zum Beispiel Rechnungen, Verträge, Personalnachweise, Zeiterfassungen, Beschaffungsvorgänge und weitere Nachweise zu Drittmitteln oder In-Kind-Beiträgen. Je nach Vorgaben kann zwischen Zwischen-, Zwischenbericht und Abschlussverwendungsnachweis unterschieden werden; am Projektende erfolgt häufig der Abschlussverwendungsnachweis.

Rechtliche Grundlage und Prüfung: Verwendungsnachweise basieren auf dem Zuwendungsbescheid, Förderleitlinien und Programmdokumenten der jeweiligen Förderstelle. Die verantwortliche Behörde prüft die Nachweise, oft intern oder durch externe Prüfer. Unvollständige, fehlerhafte oder missbräuchliche Verwendungsnachweise können Rückforderungen, Nachforderungen von Zuschüssen, Verzugszinsen oder die Sperrung weiterer Fördermittel nach sich ziehen. Es können auch nachträgliche Prüfungen stattfinden.

Bedeutung: Verwendungsnachweise sichern Transparenz, Nachprüfbarkeit und die Übereinstimmung von Mittelverwendung mit Zielen und Vorgaben eines Förderprogramms. Die Anforderungen variieren je nach Programm, Rechtsraum und Behörde, weshalb Hersteller und Förderempfänger sich sorgfältig an die Vorgaben halten müssen.