Transaktionsüberwachung

Transaktionsübersicht bezeichnet einen zusammengefassten Nachweis von Finanztransaktionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Sie dient der Abstimmung, der Berichterstattung und der Kontrolle und wird in Bankanwendungen, Buchhaltungs- und ERP-Systemen genutzt. Der Begriff kann sich auf eine einzelne Kontensicht oder auf eine konsolidierte Darstellung über mehrere Konten hinweg beziehen.

Typische Inhalte einer Transaktionsübersicht sind: Datum, Transaktions-ID, Betrag, Währung, Konto, Gegenkonto oder Payee, Art der Transaktion (Belastung oder Gutschrift), Kategorie, Beschreibung, Status sowie der Kontostand nach der Transaktion. Je nach System können weitere Felder wie Beleglink, Referenzen oder Steuerschlüssel enthalten sein.

Funktionen umfassen Filtern, Sortieren und Gruppieren nach Konto, Kategorie oder Zeitraum, sowie Exportmöglichkeiten (CSV, Excel, PDF) und Regeln zur automatischen Kategorisierung. Moderne Systeme bieten auch Abgleichfunktionen, um Offene Posten zu identifizieren oder Diskrepanzen zwischen Bank- und Buchhaltungsdaten zu erkennen.

Anwendungen finden sich sowohl im privaten Finanzmanagement als auch in der Geschäftsbuchführung. Sie unterstützen die monatliche Kontenabstimmung, Umsatzsteuerberichte, Jahresabschlüsse und Audit-Trails. Durch die Anbindung an Bank-Feeds oder Zahlungsdienstleister entsteht eine zeitnahe Übersicht der Transaktionen.

Sicherheit und Compliance betreffen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Protokollierung von Änderungen und die Einhaltung geltender Datenschutzvorschriften wie der DSGVO. In vielen Ländern gelten zudem gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, etwa GoBD in Deutschland.