Toepassingsverklaring

Toepassingsverklaring adalah sebuah dokumen formal yang digunakan dalam organisasi berbahasa Belanda untuk menjelaskan mana saja persyaratan dari suatu kerangka kerja, standar, atau peraturan yang relevan bagi sebuah produk, layanan, proses, atau sistem, dan bagaimana kontrol yang diperlukan telah diterapkan. Secara umum, tujuan dokumen ini adalah menjelaskan ruang lingkup kepatuhan serta alasan memilih atau menolak penerapan kontrol tertentu.

Fungsi utama dari toepassingsverklaring adalah meningkatkan transparansi bagi pihak terkait, seperti manajemen risiko, auditor, regulator, atau pelanggan. Dokumen ini sering menjadi bagian dari kerangka sistem manajemen, misalnya ISO 9001, ISO/IEC 27001, atau kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data. Dalam praktiknya, dokumen ini membantu menunjukkan bagaimana organisasi memenuhi persyaratan yang relevan dan bagaimana kontrol diimplementasikan.

Isi yang biasanya terdapat meliputi: daftar persyaratan yang relevan, alasan kelayakan atau relevansi tiap persyaratan, deskripsi kontrol yang telah diterapkan, status implementasi, serta alasan jika ada kontrol yang tidak dapat diterapkan (exemption) dan bagaimana penanggulangannya. Dokumentasi ini juga menyinggung cakupan organisasi dan perubahan yang mempengaruhi ruang lingkup.

Proses pembuatan biasanya dilakukan saat perencanaan kepatuhan atau evaluasi risiko, dan diperbarui secara berkala serta setelah perubahan ruang lingkup. Dokumen ini sering terkait erat dengan pernyataan kelayakan penerapan (SoA) dalam standar tertentu.