Tillgångsinventeringar

Tillgångsinventeringar utgör systematiska processer för att identifiera, registrera och värdera en organisations tillgångar. Syftet är att skapa en samlad, uppdaterad bild av vilka tillgångar som finns, var de är placerade och vem som har ansvar för dem. Tillgångsinventeringar är ofta en central del av ekonomi- och förvaltningsstyrning och stödjer redovisning, riskhantering, försäkring och underhållsplanering.

Inventeringen omfattar vanligtvis materiella tillgångar som byggnader, maskiner och utrustning samt IT-tillgångar som servrar, datorer och programvarulicenser, och ibland immateriella tillgångar. I offentlig sektor och i företag används tillgångsinventeringar också för att följa upp avskrivningar, försäkringsvärden och ansvarsområden samt för inköps- och livscykelplanering.

Processen innefattar planering, definition av registreringskriterier, dataregistrering och taggning (t.ex. streckkod eller RFID), samt insamling av information som placering, ansvarig, kondition och värde. Efter insamlingen genomförs validering och avstämning mot bokförda register. Inventeringen uppdateras vid förändringar och vid avveckling av tillgångar. Regelbundna revisioner eller interna/externa kontroller kan också förekomma.

Vanliga utmaningar är felaktiga data, överlappningar, föråldrade uppgifter och ofullständig registrering. Många organisationer använder cykelinventeringar eller regelbundna fullständiga inventeringar, stödda av tekniska verktyg som ERP-system, Enterprise Asset Management (EAM) eller IT Asset Management (ITAM) lösningar, samt spårning med streckkoder eller RFID. Mer övergripande ramverk kan inkludera ISO 55000 som stöd för tillgångsstyrning.

Fördelarna med tillgångsinventeringar inkluderar bättre kostnadskontroll, ökad tillgångsutnyttjande, stärkt riskhantering och enklare dokumentation för lagkrav. En tydlig inventering underlättar planerat underhåll, ansvarsfördelning och beslutsstöd vid investeringar.