Tiedottamislähtökohdat

Tiedottamislähtökohdat viittaa perusperiaatteisiin ja taustatekijöihin, jotka ohjaavat ja muokkaavat viestintää. Ne määrittävät, miten tietoa kerätään, tulkitaan, jäsennellään ja lopulta välitetään kohdeyleisölle. Keskeisiä tiedottamislähtökohtia ovat muun muassa viestin tarkoitus, kohdeyleisön tuntemus, viestinnän kanavat ja viestin sävy.

Viestin tarkoitus on ratkaiseva tekijä. Onko kyseessä tiedottaminen, vaikuttaminen, ohjeistaminen vai jokin muu tavoite? Tämän ymmärtäminen vaikuttaa siihen, mitä tietoa sisällytetään ja miten se esitetään. Kohdeyleisön tuntemus puolestaan edellyttää ymmärrystä heidän taustastaan, tarpeistaan, ennakkotiedoistaan ja arvomaailmastaan. Räätälöimällä viestintä kohdeyleisölle voidaan varmistaa sen ymmärrettävyys ja vaikuttavuus.

Viestinnän kanavien valinta on myös olennainen lähtökohta. Käytetäänkö sähköpostia, sosiaalista mediaa, tiedotteita vai henkilökohtaista tapaamista? Valittu kanava vaikuttaa viestin muotoon ja nopeuteen. Lopuksi viestin sävy, olipa se sitten muodollinen, epämuodollinen, neutraali tai tunteellinen, vaikuttaa siihen, miten viesti otetaan vastaan ja millaisen vaikutelman se jättää. Nämä lähtökohdat yhdessä muodostavat viestinnän perustan.