Tiedonhallintaportaalit

Tiedonhallintaportaalit ovat järjestelmiä tai verkkopalveluita, jotka tukevat organisaation tiedonhallinnan prosesseja. Niiden tavoitteena on tehdä tiedoista luotettavasti hallittavia, helposti löydettäviä, käytettävissä ja suojattuja, samalla varmistamalla oikeudet ja sääntöjen noudattaminen. Portaalit kokoavat sekä metatiedot aineistoista että niihin liittyvät ohjeet, roolit ja toimintapykälät yhteen keskitettyyn paikkaan.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat metatietojen hallinta ja tietovarantojen kuvaus sekä tiedon hakemisen, löytämisen ja suojauksen tukeminen. Tiedon elinkaaren hallinta kattaa luomisen, päivitykset, arkistoinnin sekä poistamisen. Käyttöoikeuksien hallinta, auditointi ja raportointi sekä työnkulut tiedonpyyntöjen käsittelylle ovat yleisiä toimintoja. Integraatiot muihin järjestelmiin, kuten asiakirjahallintajärjestelmiin ja tietovarastoihin, parantavat tiedon hyödyntämistä.

Käyttökohteita ovat erityisesti julkishallinto, suuret yritykset sekä tutkimuslaitokset, joissa tiedon merkitys ja vaatimukset säädösten noudattamisessa sekä henkilötietojen suojaamisessa ovat keskeisiä. Tiedonhallintaportaalit tukevat EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä sovellettavaa arkistointi- ja tietoturvasääntelyä sekä organisaation omia tietosuojakäytäntöjä.

Kehityssuunta sisältää standardien ja yhteentoimivuuden lisäämisen, datamallien ja sanastojen harmonisoinnin sekä tiedonvaihdon ja metriikojen kehittämisen. Käyttöliittymien parantaminen, roolipohjaiset oikeudet sekä parempi näkyvyys ja valvonta ovat myös keskeisiä kehittäviä alueita.