Tiedonhallintajärjestelmässä

Tiedonhallintajärjestelmä on järjestelmä, joka tukee tiedon ja asiakirjojen hallintaa niiden koko elinkaaren ajan: luomisesta käyttöön, tallennuksesta hakemiseen ja lopulta poistamiseen tai arkistointiin. Tämän järjestelmän tarkoituksena on varmistaa tiedon saatavuus, eheys ja luottamuksellisuus sekä tukea oikea-aikaista päätöksentekoa ja vaatimustenmukaista hallintaa. Tiedonhallintajärjestelmässä voidaan hallita sekä julkisia että organisaation sisäisiä tietoja.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat luokitus ja metatiedot, säilytysaikataulujen hallinta, versionointi, haku- ja suodatuskriteerit sekä auditointi. Tietoja voidaan järjestää arkisto- ja toimintayksiköittäin, ja järjestelmä tukee sekä nykyaikaisia dokumentteja että digitaalisia säilytettäviä aineistoja. Palvelu voi sisältää myös sähköisen allekirjoituksen, työflow-prosessit sekä politiikkojen toimeenpanon.

Standardit ja lainsäädäntö ohjaavat tiedonhallintaa. Kansainvälisesti käytetty ISO 15489 - Records Management sekä ISO/IEC-standardeja luovat yhteiset periaatteet. Lisäksi noudatetaan GDPR:ia sekä kansallista arkistointi- ja julkisuuslainsäädäntöä sekä organisaation sisäisiä tietoturva- ja hallintokäytäntöjä. Pääsynhallinta ja auditoinnit varmistavat läpinäkyvyyden ja vastuuvelvollisuuden.

Teknisesti tiedonhallintajärjestelmä voi olla on-premises-, pilvi- tai hybridiratkaisu. Se integroituu usein muiden järjestelmien kanssa, kuten ERP-, CRM- tai dokumenttienhallintajärjestelmien kanssa, tarjoten yhtenäisen metatietorakenteen ja hakutoiminnot. Metatiedot voivat noudattaa standardeja kuten Dublin Core tai ISO-standardeja, mikä helpottaa tiedon löytämistä ja vaihtoa muiden järjestelmien kanssa.

Toteuttamisen menestystekijöitä ovat kattava säilytysaikataulujen määrittäminen, laadukas metatieto, käyttäjäkoulutus sekä muutosjohtaminen. Haasteita voivat olla datan puhdistaminen vanhentuneista tiedoista, tiedon laadun varmistaminen ja kustannusten sekä teknisen velan hallinta. Oikein toteutettuna tiedonhallintajärjestelmä parantaa tiedon löytyvyyttä, vähentää oikeudellisia riskejä ja tukee parempaa toimintavarmuutta.