Tegevusprotsess

Tegevusprotsess on kindla eesmärgi saavutamiseks korraldatud tegevuste järjekord ning nendevaheline koordineerimine organisatsiooni või süsteemi kontekstis. See kirjeldab, kuidas erinevad tegevused on omavahel seotud, millised sisendid neid toidavad, millised ressursid ja rollid on vajalikud ning millised reeglid ning piirangud neid juhivad.

Tegevusprotsessi peamised komponendid on eesmärk, sisendid ja väljundid, järjestus ja sõltuvused, osalejad või rollid, teave ja andmed, kvaliteedi- ning kontrollireeglid ning tulemusmõõdikud. Need elemendid defineerivad, mida protsess üritab saavutada, milliseid ressursse kasutada ning kuidas hinnata edukust.

Protsessi modelleeritakse sageli visuaalselt voosskeemide, BPMN- või UML-aktiviteedi diagrammide abil. Tegevusprotsessi elutsükkel hõlmab kavandamist, elluviimist, jooksvat jälgimist ja kontrolli ning pidevat optimeerimist. Modellid aitavad mõista sõltuvusi, tuvastada mahajäämusi ja simuleerida muudatusi enne nende kasutuselevõttu.

Tegevusprotsessi saab ellu viia manuaalselt või automatiseeritult või nende kombinatsioonina. Tüüpilised tehnilised lahendused hõlmavad töökäskude süsteeme, töövoogude juhtimist, ERP-lahendusi ja robotiseeritud protsesside automatiseerimist (RPA). Automatiseerimine võib suurendada kiirust, täpsust ja korratavust ning vähendada inim- ja vigadega seotud kulusid.

Näide: tellimusest sissetulekuni (order-to-cash). Tellimus võetakse vastu, kontrollitakse laoseisu ja hinna, kinnitatakse tellimus, komplekteeritakse või valmistatakse kaup, saadetakse klientile, koostatakse arve ning toimub makse täitmine.

Tegevusprotsess on osa laiemast protsessijuhtimise raamistiku valdkonnast. See aitab standardiseerida tööviise, parandada kvaliteeti ning luua läbipaistvust ja jälgitavust organisatsioonile.