Tarjousprosessien
Tarjousprosessit ovat hankinnoissa käytettyjä menettelyjä, joiden tarkoituksena on valmistella, julkaista, vastaanottaa, arvioida ja lopulta valita tarjouksia sekä solmia ja hallinnoida sopimuksia. Ne voivat koskea julkisia hankintoja sekä yksityisiä hankintoja, ja ne on usein säännelty sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla. Julkisten hankintojen yhteydessä noudatetaan yleensä hankintalainsäädäntöä ja kilpailulainsäädäntöä sekä mahdollisia EU-direktiivejä, mikä korostaa tasapuolisuutta, läpinäkyvyyttä ja syrjimättömyyttä.
Prosessin keskeisiä vaiheita ovat:
- Suunnittelu ja tarvekartoitus: määritellään tarve, asetetaan tarpeelliset laatuvaatimukset, aikataulu sekä budjetti ja vastuuhenkilöt.
- Ilmoitus ja tarjouspyyntö: hankinta julkaistaan sekä tarjouksen vastaanottoa varten laaditaan tarjouspyyntöasiakirjat, joissa kerrotaan vaatimukset, arviointiperusteet ja
- Tarjousaika ja täydennykset: toimittajat jättävät tarjoukset määräaikaan mennessä; mahdollisesti esitetään lisäkysymyksiä ja täydennyksiä.
- Arviointi ja valinta: tarjoukset pisteytetään kriteerien mukaan; tekninen ja taloudellinen arvionti, mahdolliset lisäneuvottelut.
- Sopimuksen tekeminen ja toimeenpano: valittu toimittaja solmii sopimuksen; hankinta etenee, sopimuksen ehtoja seurataan ja hallitaan.
- Valvonta ja oikaisu: menettelyihin liittyvät valitus- ja oikaisumenettelyt sekä suoritusmittarit.
Tarjousprosessien tehokkuus riippuu selkeiden kriteerien, riittävän tiedon, aikataulujen sekä asianmukaisen dokumentaation ylläpidosta.