Tarjoushallinta

Tarjoushallinta on prosessi, jonka tarkoituksena on hallita kilpailullisia tarjouksia ja supplier-ehdotuksia hankinnissa ja sopimustenhallinnassa. Siihen kuuluu sekä suunnittelu- että toimeenpanovaihe, jonka tavoitteena on varmistaa läpinäkyvyys, tasapuolinen kohdehinta sekä dokumentaatio koko hankintaprosessin ajan. Tarjoushallinta voidaan toteuttaa sekä organisaation sisäisenä käytäntönä että erillisenä ohjelmisto- tai järjestelmäratkaisuna.

Prosessin keskeiset vaiheet ovat:

- Suunnittelu ja vaatimusten määrittely: tarpeiden ja hyväksyttävien ehtojen kirkastaminen.

- Tarjousten pyytäminen (RFQ, RFP, ITT) ja tarjousten julkinen tai rajoitettu jakelu sekä aikatauluttaminen.

- Tarjousten jättö ja luottamuksellisuus: tarjousten suojaaminen ja oikea-aikainen vastaanotto.

- Tarjousten arviointi ja pisteytys: ennalta määritettyjen kriteerien mukaan vertailu, kokonaishintamittarit sekä mahdollinen toteutettavuuden ja laadun analysointi.

- Tarkennukset ja palaute: lisäselvitykset, tarjousten selvennystä tarvitsevien seikkain käsittely sekä tarjousten käyttö muun kuin menettelyn tiedottaminen.

- Neuvottelu ja sopimuksen antaminen: lopullinen neuvottelu, sopimusneuvottelut ja valitun tarjoajan nimeäminen.

- Sopimuksen toteutus ja hallinta: toimeenpano, seuranta, suorituskyvyn mittaaminen ja mahdollinen uudelleenarviointi.

- Jälkikäteinen hallinta: toimittajasuorituskyvyn arviointi ja sopimuksen elinkaaren hallinta.

Ominaisuudet ja työkalut voivat sisältää tarjouspyyntöjen hallinnan, dokumenttien versionhallinnan, turvallisen tarjousten vastaanoton, automatisoidut vertailutaulukot, integraatiot talous- ja ERP-järjestelmiin sekä auditointiraportit. Tarjoushallintaa käytetään sekä julkisessa hankinnassa että yksityisellä sektorilla sen varmistamiseksi, että kilpailu on reilua, että säädösten noudatetaan ja että tehdään kustannustehokkaita päätöksiä. Haasteita voivat olla tietosuoja, kilpailun väärinkäytön riskit sekä prosessin vaatimien koulutusten ja käytäntöjen ylläpito.