Säilytyksiin

Säilytyksiin tarkoitetaan toimenpiteitä ja tiloja, joissa tavaroita, asiakirjoja tai tietoja pidetään tallessa ja järjestettyinä myöhempää käyttöä varten. Ilmaus viittaa sekä fyysiseen varastointiin että digitaaliseen tallennukseen, ja se voi kohdistua yhteen säilytyspaikkaan tai useampaan eri tilaan.

Fyysinen säilytys kattaa esimerkiksi varastot, arkistot ja toimistolämpötilat. Keskeisiä seikkoja ovat tilan soveltuvuus, ympäristönhallinta (kosteus, lämpötilan vakaus), turvallisuus, paloturvallisuus sekä järjestelmällinen inventointi ja luettelointi. Säilytystarpeita arvioidaan käyttötarkoituksen mukaan: pitkäaikaiset säilytykset, säännölliset inventaario- ja tarkastuskaavat sekä pääsyoikeuksien hallinta.

Digitaalinen säilytys sisältää varmuuskopioinnit, pilvipalvelut ja on-premises tallennusratkaisut. Tärkeimpiä periaatteita ovat tietoturva, käytettävyys, tiedon elinkaari ja palautettavuus sekä pitkäaikaissäilytys. Hyviä käytäntöjä ovat säännölliset varmuuskopiot, tiedostomuotojen tulevaisuudenvarmistus, metatietojen hallinta ja toistettavat palautustestit sekä huolellinen versiointi.

Seurantaa ja hallintaa varten on kehitetty sekä säilytysaikatauluja että arkistointipolitiikkoja. Kansainväliset standardit ja ohjeistukset, kuten ISO 15489 Records management, sekä tietosuojalainsäädäntö ohjaavat säilytysten suunnittelua ja toteutusta. Käytännössä säilytyksiin liittyy sekä käsitteiden määrittely että vastuiden ja prosessien selkeys, jotta tiedot ovat tarvittaessa saavutettavissa ja suojattuja.

Erityisesti julkisessa hallinnossa, yrityksissä ja kirjastoissa laadukas säilytysten hallinta tukee läpinäkyvyyttä, oikeudellista vaatimustenmukaisuutta sekä tehokasta tiedonhakua.