säilytysaikatauluja

Säilytysaikatauluja ovat organisaation ohjeistukset siitä, miten erilaisten asiakirjojen, tiedon ja tietojärjestelmien sisällön säilyttämistä hallitaan ja milloin sekä miten ne poistetaan. Ne auttavat varmistamaan tiedon käytettävyyden ja suojaamisen samalla kun noudatetaan lainsäädäntöä ja toimialakohtaisia vaatimuksia.

Keskeisiä elementtejä säilytysaikataulussa ovat:

- tietotyyppien luokitus (esimerkiksi kirjat, sopimukset, talousasiakirjat, henkilötiedot)

- säilytysten kesto ja poistoprotokollat

- tallennusmuodot (digitaalinen ja/tai paperinen)

- vastuuhenkilöt ja päätöksentekoprosessit

- seuranta, arkistonhoito sekä muutoshallinta

Lainsäädäntö ja standardit vaikuttavat säilytysaikataulujen sisältöön. Monet säilytysajat määräytyvät lakien ja asetusten perusteella sekä organisaation omista liiketoiminta- ja tietosuojavaatimuksista. GDPR:n vaikutus ulottuu henkilödatan käsittelyyn ja poistoon, mutta samalla aina huomioidaan tilivelvollisuus ja arkistoinnin käytännöt.

Toteutus ja elinkaaren hallinta. Säilytysaikataulut laaditaan kartoittamalla tiedonlaadut ja -kohteet, määrittämällä luokitus sekä asettamalla kullekin tiedostotyypille pysyvyysaika ja poistoprosessi. Tiedot tallennetaan luotettaviin järjestelmiin, joihin liittyy roolipohjaiset käyttöoikeudet sekä säännöllinen tarkastus ja päivittäminen.

Hyödyt. Hyväksytyt säilytysaikataulut parantavat tiedon löydettävyyttä ja tehokkuutta, vähentävät oikeudellisia riskejä, helpottavat tietosuoja- ja arkistointivaatimusten noudattamista sekä tukevat organisaation riskienhallintaa ja toiminnan jatkuvuutta.