Seurantatarpeiden

Seurantatarpeiden määrittely viittaa organisaation tai projektin tarvitsemiin tietoihin, mittareihin ja prosesseihin, jotka mahdollistavat tilan, suorituskyvyn ja riskien seuraamisen. Se sisältää sen, mitä dataa kerätään, miten se kerätään, miten usein tiedot päivitetään sekä mihin tarkoitukseen tiedot käytetään.

Seurantatarpeita esiintyy muun muassa IT- ja operatiivisissa ympäristöissä, projektinhallinnassa, laadunvarmistuksessa sekä säädösten noudattamisen valvonnassa. Esimerkkejä mittareista ovat käytettävyys, luotettavuus, vasteajat, virheprosentit, kustannukset ja turvallisuuteen liittyvät indikaattorit. Seurantatarpeet voivat koskea sekä järjestelmiä että liiketoimintaprosesseja, ja ne pyritään määrittelemään siten, että ne tukevat päätöksentekoa sekä raportointia.

Prosessi alkaa sidosryhmien kartoituksella ja tavoitteiden määrittelyllä. Tämän jälkeen valitaan relevantit mittarit (KPI:t ja muut menestysmittarit), kartoitetaan tiedonlähteet, sekä määritellään tiedonkeräysmenetelmät, tallennus ja säilytyspäätökset. Lisäksi asetetaan hälytysrajat, raportointikäytännöt sekä vastuut. Tietosuoja, tietojen laatu ja järjestelmien integraatio ovat keskeisiä huomioita.

Hyödyt näkyvät parempana läpinäkyvyytenä, nopeampana reagointina poikkeamiin, parempana päätöksentekona ja helpompana auditointina. Haasteisiin kuuluvat datan laadun varmistaminen, kustannukset, järjestelmien yhteensovittaminen sekä muuttuvan liiketoiminnan vaatimuksiin sopeutuminen. Seurantatarpeiden määrittely on jatkuva prosessi, jossa sidosryhmien palautetta ja liiketoiminnan tavoitteita päivitetään säännöllisesti.