Saatekirjeen

Saatekirjeen tarkoitus on tarjota vastaanottajalle nopea kuva lähettäjästä ja selittää, miksi liitteet on lähetetty. Se on lyhyt, muodollinen kirje, joka toimitetaan usein työnhakijan ansioluettelon tai muun asiakirjan yhteydessä. Saatekirje voi olla erillinen paperi tai sähköpostin liite, ja sen tehtävä on herättää kiinnostus sekä ohjata vastaanottajan huomion olennaisiin seikkoihin.

Käyttökontekstit vaihtelevat, mutta yleisin on työnhaun yhteydessä. Sitä käytetään myös opintoihin haettaessa, apurahoihin, liiketoimintatilauksissa tai viranomais- ja koulutusasioissa. Saatekirje täydentää liitteitä kertomalla, kuka lähettää, mihin tarkoitukseen ja miksi kyseinen liite tukee hakijan asemaa.

Rakenteeltaan saatekirje on lyhyt ja jäsennelty. Siinä on aloitus, jossa esitellään itsensä ja yhteydessä oleva asia, seuraa lyhyt perustelu siitä, miksi hakija hakee kyseistä paikkaa tai tilaisuutta sekä mitä kokemuksia ja taitoja hän haluaa korostaa. Kirjeessä mainitaan yleensä, mitä liitteitä on mukana, ja se päättyy toimintaohjeeseen sekä yhteystietoihin.

Muoto on muodollinen ja asiallinen. Kieli tulisi olla tarkkaa ja personoitua, mutta ei liian kova. Tyylin tulisi heijastaa hakemukseen liittyvää tehtävää sekä organisaation kulttuuria. Sähköisessä lähetyksessä on etu, jos otsikko ja liitteiden nimet ovat selkeitä.

Vinkkejä: pidä teksti lyhyenä, yleensä yhden sivun tai vähemmän. Käytä aktiivimuotoa, vältä yleisiä ilmauksia ja toistoa. Räätälöi saatekirje kunkin hakemuksen mukaan ja varmista oikeinkirjoitus sekä liitteiden luettelo.