Saapumisprosessi

Saapumisprosessi tarkoittaa sitä prosessia, joka alkaa, kun tavara, aineisto tai henkilö saapuu järjestelmän tai toiminnan piiriin, ja päättyy saapumisen virallistamiseen sekä vastaanotetun materian kirjaamiseen ja varastointiin. Se on keskeinen osa logistiikkaa, kauppaa ja palveluketjuja, ja sitä sovelletaan sekä domestisiin että kansainvälisiin tilanteisiin. Prosessi voi sisältää sekä fyysisen vastaanoton että tiedonhallinnan osa-alueita.

Tyypillisesti saapumisprosessi sisältää useita vaiheita. Saapumisilmoitus tai kuljettajan tiedote antaa tiedon saapumisesta ja aikataulusta. Vastaanotto alkaa dokumenttien tarkastelulla, kuten tilausvahvistus, pakkauslista ja mahdolliset tulliasiakirjat. Tavaraperusteinen tarkastus ja mahdollinen laadunvarmistus seuraavat, mukaan lukien määrän, kunnon ja mahdollisten puutosten kirjaaminen. Tietojärjestelmiin syötetään saapuvat tiedot, kuten vastaanottotila, sarjanumerot tai erät, ja tavara siirretään oikeaan varastopaikkaan tai valmisteluluovalle. Lopuksi tapahtuu kirjanpito, maksuehdot, sekä mahdollinen laskutus ja varaston arvonpäivitys.

Roolit ja järjestelmät voivat sisältää toimittajat, kuljetusliikkeet, vastaanottajat, varastonhallinta- ja toiminnanohjausjärjestelmät sekä dokumentaation hallinnan. Keskeisiä mittareita ovat on-aikainen saapuminen, vastaanotto-virheiden määrä, dock-to-stock-aika sekä varaston tarkkuus. Hyvät käytännöt kattavat standardoidut toimintatavat, tarkastuslistat, laadunvarmistuksen sekä teknologian, kuten skannauksen ja ERP-/WMS-järjestelmien hyödyntämisen.