Säilytyskäytännöt

Säilytyskäytännöt ovat menettelytapoja, joiden tarkoituksena on varmistaa tavaroiden, aineistojen tai tietojen oikea ja turvallinen säilytys sekä niiden helppo saatavuus. Käytännöt vaihtelevat alalta toiseen, mutta ne jakavat yleiset periaatteet: organisointi, suojaus, jäljitettävyys ja jatkuva valvonta.

Fyysinen säilytys kattaa ympäristöolosuhteet, kuten lämpötilan, kosteuden ja ilmanvaihdon, sekä tilan järjestelyn ja pakkaukset. Valinnat riippuvat varastoitavasta tavarasta: elintarvikkeet, arkistomateriaalit, kemikaalit tai kulttuuriaineisto. Käytännöt sisältävät inventaarion hallinnan, selkeät etikettit sekä kierron seuraamisen ja kiertoaikojen määrittämisen, kuten FIFO ja FEFO.

Digitaalinen säilytys sisältää tietojen eheys- ja käytettävyyskysymykset: varmuuskopiot, redundanssi, säännölliset tarkistukset, metadata, pääsynhallinta sekä tietojen elinkaari- ja säilyvyysarvioinnit.

Säilytyskäytännöt perustuvat kirjallisiin ohjeisiin ja riskienhallintaan. Noudatetaan soveltuvia säädöksiä ja standardeja, kuten tietosuoja-asetuksia sekä arkisto- ja laatuvaatimuksia sekä ISO/IEC 15489 -standardeja.

Turvallisuus ja hygienia ovat osa käytäntöjä: kulunvalvonta, paloturvallisuus sekä oikea merkintä ja eristäminen sekä säännöllinen puhdistus ja pilaantumisen ehkäisy.

Hyvät käytännöt edellyttävät säännöllisiä auditointeja, koulutusta, dokumentointia ja jatkuvaa parantamista sekä selkeää vastuunjakoa.