Pöytäkirjanpito

Pöytäkirjanpito on virallisten kokousten pöytäkirjojen laatimisen, säilyttämisen ja saatavilla pitämisen prosessi. Siihen kuuluu kokouksessa käsiteltyjen asioiden, päätösten ja toimenpiteiden sekä osallistujien läsnäolon ja mahdollisten äänestysten kirjallinen tallentaminen. Pöytäkirja toimii sekä oikeudellisena todisteena päätöksenteosta että asiakirjana, jonka avulla voidaan jäljittää, mitä on päätetty ja kenelle vastuista on määrätty.

Käytännössä pöytäkirjanpito kattaa yleisesti kokouksen päivän, ajan ja paikan, osallistujat, käsitellyt asiat, tehdyt päätökset, äänestystulokset sekä mahdolliset eriävät mielipiteet ja annettavat toimenpiteet. Sihteeri tai pöytäkirjanpitäjä laatii luonnoksen, jonka puheenjohtaja ja mahdollisesti muut osallistujat hyväksyvät. Lopullinen versio allekirjoitetaan ja tallennetaan sekä paperi- että sähköisessä muodossa. Allekirjoitukset ja aikaleimat lisäävät pöytäkirjan virallisuutta.

Soveltamisala ja oikeudellinen merkitys vaihtelevat organisaation mukaan. Yhtiöiden ja yhdistysten toimielimien sekä julkisyhteisöjen kokousten pöytäkirjoilla on usein laissa tai järjestyssäännöissä asetettuja vaatimuksia sekä säilytys- ja julkisuusperiaatteita. Pöytäkirjanpito on tärkeä osa hyvää hallintoa: sen kautta voidaan osoittaa päätösten oikeellisuus, vastuut sekä aikataulut, ja sen on oltava helposti löydettävissä organisaation arkistoissa. Keskeistä on lisäksi noudattaa luottamuksellisuus- ja tietosuojaohjeita sekä soveltuvia arkistointi- ja pääsyoikeusperiaatteita.