Prosessisanasto

Prosessisanasto on organisaation prosesseja kuvaavien termien ja niiden määritelmien hallittu sanasto. Se kattaa termit kuten toiminto, virta, päätöspiste, rooli, tietoelementti, mittari ja muut prosessidokumentaatiossa käytettävät artefaktit. Tavoitteena on varmistaa yhdenmukainen terminologia eri tiimien välillä sekä tukea selkeää viestintää prosessin suunnittelussa, toteutuksessa ja parantamisesta.

Sanaston käyttö vähentää epäselvyyksiä, parantaa dokumentaatiota, koulutusta ja raportointia sekä helpottaa tiedon integrointia ja automaatiota. Se tukee myös prosessien analysointia ja kehitystä sekä parantaa yhteentoimivuutta eri järjestelmien, kuten ERP- ja CRM-ratkaisujen, välillä.

Prosessisanaston rakenne on yleensä termimuoto, määritelmä, soveltamisalue sekä synonyymit ja lähisuhteet (yleisemmät/kapeammat termit). Siihen liitetään myös liittyvät termit, esimerkkikäyttö, nimeämiskäytännöt sekä hallintatiedot, kuten omistaja ja katselukierto. Sanasto tallennetaan keskitetysti (esimerkiksi wiki tai erillinen sanastojärjestelmä), josta sitä päivitetään säännöllisesti.

Hallinto: Prosessisanaston ylläpitää usein prosessihallintoryhmä tai vastaava vastuullinen henkilö, joka vastaa versionhallinnasta, muutospyyntöjen käsittelystä ja säännöllisestä katselmuksesta. Sanasto linkittyy organisaation arkkitehtuuriin, datakirjastoon ja prosessikarttoihin sekä erilaisiin mallinnus- ja automatisointityökaluihin.

Käyttökohteet: prosessien dokumentointi, koulutusmateriaalit, hakutoiminnot, laatupäätökset sekä tiedon laatu ja raportointi. Kun termit ovat yhdenmukaiset, järjestelmien väliset integraatiot ja prosessikehitys helpottuvat.

Soveltuvuus: sanasto voi olla koko organisaation kattava tai osastokohtainen; se voi pohjata teollisuusstandardeja tai olla sisäistä luokitusta. Hyvä käytäntö on ylläpitää elävänä, säännöllisesti arvioituna ja uusiin prosesseihin sovitettuna.