Prosessimuutoksissa

Prosessimuutoksissa kuvaa organisaation prosessien muuttamiseen liittyvää tilaa tai vaihetta, jossa nykyisiä työnkulkuja, menettelyjä ja niitä tukevia järjestelmiä tarkastellaan, suunnitellaan ja toteutetaan uudelleen. Tavoitteena on parantaa suorituskykyä, laatua, joustavuutta tai säädösten noudattamista. Käytännössä prosessimuutokset voivat kohdistua tuotantoprosesseihin, toimittajahallintaan, asiakaspalveluun tai digitaalisiin työkaluihin.

Prosessin muutos etenee tyypillisesti alustus- ja tarvekartoitusvaiheesta nykytilan analyysiin, tavoitteen määrittämiseen, ratkaisujen suunnitteluun, toteutukseen sekä tulosten seurantaan ja vakinaistamiseen. Keskeistä on osallistuminen, viestintä, koulutus sekä muutosvastarinnan hallinta.

Riskejä ovat toimintakatkokset, tiedon siirtämisen virheet, kustannukset sekä aikataulun viivästykset, sekä säädösten ja käytäntöjen epäyhtenäinen soveltaminen. Teknisiä riippuvuuksia, järjestelmien yhteensopivuutta ja henkilöstön osaamisen kehittämistä on syytä suunnitella etukäteen. Hyvä muutosjohtaminen sisältää selkeät omistajuudet, päätöksentekoprosessit ja seurannan sekä mittarit.

Mittareita voivat olla läpimenoaika, virheiden määrä, laadunvarmistusindeksi, kustannussäästöt sekä asiakastyytyväisyys. Onnistuneen prosessimuutoksen tavoitteena on saavuttaa pysyviä parannuksia, dokumentoitu toimintamalli ja jatkuvan parantamisen viitekehys.

Prosessimuutokset liittyvät kiinteästi muutosjohtamiseen ja jatkuvaan parantamiseen. Välineinä käytetään Lean- tai Six Sigma -menetelmiä, liiketoimintaprosessien hallintaa (BPM), prosessikaivua sekä standardeja kuten ISO 9001.