Poistamisedellytysten

Poistamisedellytysten käsite viittaa niihin kriteereihin, jotka on täytettävä ennen kuin jokin kohde voidaan poistaa. Termiä käytetään erityisesti tietohallinnon, arkistoinnin ja rekisterien hallinnan yhteyksissä sekä lakien ja sisäisten politiikkojen kontekstissa. Poistaminen voi koskea henkilötietoja, asiakirjoja, digitaalisia tallenteita tai muuta omaisuutta sekä niiden oikeudellisia ja käytännöllisiä perusteita.

Tietosuoja- ja tietoturva-alueilla poistamisedellytysten katsotaan sisältävän oikeuden tulla unohdetuksi, suostumuksen raukeamisen tai lain, sopimuksen sekä säilytys- ja poistoperiaatteiden asettamat rajoitukset. Poistaminen on yleensä sallittua, kun tietoa ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen, sen käsittelyyn ei liity oikeudellisia velvoitteita, eikä sen pitäminen aiheuta haittaa kolmansille osapuolille.

Arkistoinnissa ja tiedonhallinnassa poistamisedellytykset liittyvät säilytysajan päättymiseen, rekisterin poistamispäätökseen sekä hyväksyntä-, valvonta- ja dokumentointimenettelyihin. Poistotoimenpiteet tulee toteuttaa asianmukaisesti ja jälkikäteen voidaan todentaa, mitä poistettiin ja miksi.

Riskit voidaan minimoida varmistamalla, että poistopäätökset ovat perusteltuja, että varmuuskopiot käsitellään oikein ja että poistot noudattavat voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä organisaation politiikkoja.

Liittyvät termit: henkilötietojen poistaminen, tiedonhallinta, säilytys- ja poistopolitiikat.