Palvelutilaukset

Palvelutilaukset ovat kirjallisia pyyntöjä hankkia, muuttaa tai laajentaa palveluita, joita toimittaja tai sisäinen palvelun tuottaja tarjoaa. Palvelutilaukset eroavat tyypillisistä tuotetilauksista siinä, että ne kohdistuvat palveluun – kuten IT-palveluihin, telekommunikaatioon, ohjelmistopalveluihin tai kiinteistöpalveluihin – sekä niihin liittyviin laajuuksiin, aikatauluihin ja palvelutasoihin (SLA).

Prosessi yleensä alkaa tilauksen jättämisellä palvelukatalogin kautta tai asiakkuudenhallintajärjestelmässä. Tilauksessa kuvataan palvelun laajuus, määrä, toimitusaikataulu, hinnat sekä vaaditut palvelutasot ja ehdot. Tilauksen käy läpi vahvistus ja hyväksyntä, ja usein budjetointi sekä vaatimustenmukaisuus tarkistetaan ennen kuin toimitus alkaa. Hyväksytyn tilauksen toteuttaa palveluntarjoaja tai sisäinen IT- tai operatiivinen yksikkö, ja toimitus voi sisältää palvelun konfiguroinnin, aktivoinnin ja käyttöönoton. Lopullinen vastaanotto varmistaa, että palvelu on käyttövalmis. Laskutus ja palvelutason seuranta hoidetaan sopimusten mukaan, ja tilauksia voidaan muuttaa tai peruuttaa erillisinä muutos- tai laajennustilauksina.

Palvelutilauksia käytetään erityisesti IT-, tele- ja kiinteistöpalveluissa, mutta ne voivat koskea myös muiden alojen ammatillisia palveluita. Ne ovat usein liitetty ERP-, CRM- tai ITSM-järjestelmiin, mikä mahdollistaa tilauksen seurannan, kustannusten kohdistamisen ja raportoinnin. Hyvin määritellyt palvelutilaukset parantavat läpinäkyvyyttä, varmistavat sovitut palvelutasot ja vähentävät väärinymmärryksiä.