Palkkahallinto

Palkkahallinto on yrityksen palkkoihin ja palkkioihin liittyvän taloushallinnon osa, jonka tehtävänä on huolehtia palkkojen laskennasta, verojen ja pakollisten maksujen ennakonpidätyksistä sekä palkanmaksusta. Se kattaa myös palkkoihin liittyvän raportoinnin, kirjanpidon ja asiakirjahallinnon.

Keskeisiä osa-alueita ovat työntekijätiedot, työaika- ja poissaolotiedot sekä palkkakomponentit (peruspalkka, lisät, korvaukset) sekä vähennykset ja maksut (ennakonpidätys, eläke-, työttömyys- ja sairausvakuutusmaksut). Palkkahallinto noudattaa sovellettavaa verolainsäädäntöä, sosiaaliturvajärjestelmiä sekä mahdollisia ammattiliittojen sopimuksia.

Prosessi alkaa ajanmukaisten työ- ja poissaolotietojen keruulla sekä työsuhteen muutosten päivittämisellä, etenee palkkojen laskentaan ja maksujen tilittämiseen verottajalle ja sosiaalivakuutusorganisaatioille, ja päättyy palkanmaksuun sekä palkkalaskelmien ja viranomaisraporttien tuottamiseen. Lisäksi ylläpidetään kirjanpitoa ja toteutetaan palkkaloppuvuoden raportointi.

Lainsäädäntö ja tietosuoja: Palkkahallinto noudattaa verotusta, eläke- ja työttömyysvakuutusta sekä GDPR:n mukaista henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittely on luottamuksellista; säilytysajat ja pääsyoikeudet määritellään sisäisen ohjeistuksen ja lainsäädännön mukaan.

Teknologia ja organisointi: Useimmat organisaatiot käyttävät palkkahallinnon ohjelmistoja tai HRIS/ERP-järjestelmiä, ja palkkahallinto voidaan hoitaa keskitetysti tai ulkoistetusti palkkapalveluntarjoajan kautta. Automaation ja raportoinnin tehostaminen ovat yleisiä tavoitteita.