PDFAarkistointiin

PDFAarkistointiin tarkoittaa digitaalisten asiakirjojen pitkäaikaista säilytystä, jossa dokumentit muunnetaan ja tallennetaan PDF/A-standardin mukaisina tiedostoina. PDFAarkistointi turvaa tulkinnan ja visuaalisen esityksen riippumatta käytetystä ohjelmistosta tai järjestelmästä, sekä huomioi sisällön ja sen metatiedot.

PDF/A on ISO-standardi (ISO 19005) PDF-tiedostojen pitkäaikaissäilytykseen. Se rajoittaa ominaisuuksia, jotka voivat menettää tulkinnan ajan kuluessa, ja vaatii muun muassa upotetut fontit, vakaat värihallintaprotokollat sekä itseensä sisällytetyt metatiedot. Konformanssit asettavat vaatimukset, kuten PDF/A-1a ja -1b sekä PDF/A-2- ja PDF/A-3-variantit (mm. 2u, 3u), joissa on eroja rakenteen ja tekstin käsittelyn suhteen.

Prosessi sisältää suunnittelun, tiedostojen siirtämisen tai skannauksen sekä PDF/A-konformanssin toteuttamisen. Keskeisiä toimia ovat fonttien upottaminen, väri- ja ICC-profiilien hallinta, dokumenttitasojen säilyvyys, OCR-tekstin lisääminen sekä metadatointi (esim. PREMIS-, Dublin Core- tai METS-standardien mukaiset tiedot). Arkistointi voi sisältää myös digitaalisen allekirjoituksen, versiohallinnan sekä säännölliset laadunvarmistus- ja eheystarkistukset.

PDFAarkistoinnin etuja ovat pitkäaikainen luettavuus riippumatta ohjelmistosta, hakukelpoisuus tekstin avulla sekä eheyden varmistaminen. Haasteita voivat olla tiedostokoot, monimutkaisuus ja tarve organisaation ohjeistukselle sekä osaamiselle.

Suomessa PDF/A-arkistointi on yleisesti suositeltua julkishallinnossa ja muissa organisaatioissa, joissa tavoitteena on pitkäaikainen säilyvyys ja säädöstenmukaisuus. Kansallisarkisto sekä muut viranomaiset tarjoavat ohjeistusta metadatoinnista, arkistointiaikatauluista sekä laadunvarmistuksesta.