PDFAarkistointia

PDFAarkistointia tarkoittaa sähköisten asiakirjojen pitkäaikaiseen säilyttämiseen sovellettujen käytäntöjen ja prosessien kokonaisuutta, jonka keskeinen tekninen ratkaisu on PDF/A-formaatti. Tavoitteena on varmistaa, että asiakirjat ovat luettavissa ja käytettävissä vuosikymmeniä tai pidempään riippumatta ohjelmisto- tai laitteistoympäristön muutoksista.

PDF/A on ISO-standardi, jonka tarkoituksena on pitkäaikainen säilyvyys. Se rajoittaa ulkoisia riippuvuuksia: tiedosto on itsenäinen, kaikki fontit upotetaan, sivujen asettelu on kiinteä ja värihallinta on määritelty. Lisäksi se kieltää tai rajoittaa salauksen, JavaScriptin ja multimediasisällön käyttöä sekä ulkoisiin resursseihin viittaamista.

Conformanssitasoja on käytännössä yleisesti A ja B, joista A varmistaa sisällön rakenteen ja saavutettavuuden sekä muokattavissa olevan tekstin käytön, kun taas B korostaa visuaalista tarkkuutta. Eri versioissa (esimerkiksi PDF/A-1, -2 ja -3) on voitu lisätä tukia kuten käyttökelpoisuusmetatiedot tai useampia liitteitä, mutta perusvaatimuksena säilyy itsenäinen ja salauksesta vapaa arkistointiformaatti.

PDFAarkistointiin kuuluu usein digitoinnin tai konvertoinnin lisäksi metadatointi (yleisesti XMP:n tai Dublin Core’n mukaista) sekä tiedostojen tarkistus- ja eheysmenettelyt, kuten tarkistussummat (esim. SHA-256). Sääntöjen noudattaminen tukee turvallista, oikeudellisesti kelpaavaa ja pitkäaikaista arkistointia. Käytännössä PDFAarkistointi on keskeinen osa julkishallinnon, tutkimuslaitosten ja yritysten digitaalista säilytystä.