Okmányok

Okmányok (vagy dokumentumok) olyan írásos vagy elektronikus bizonyítékokat és közlési eszközöket jelentenek, amelyeket magánszemélyek, vállalatok vagy közigazgatási szervek hoznak létre vagy fogadnak be tevékenységük során. Lehetnek fizikai formában vagy digitálisan tároltak, és funkcióik közé tartozik információnyújtás, igazolás és kommunikáció.

A okmányok típusai széles skálán mozognak: személyazonosító okmányok (pl. útlevél, igazolvány), szerződések, számlák és egyéb bizonylatok, határozatok és rendeletek, jegyzőkönyvek, nyilvántartások, tervdokumentumok, tanúvallomások. Az okmányok lehetnek nyilvános eredetűek (közadatok) és magánjellegűek, továbbá közhitelesek vagy egyszerű bizonyítékok.

Az okmányok életciklusa magában foglalja a létrehozást, értékelést, osztályozást, tárolást, megőrzést és selejtezést. A megfelelő leíró és strukturális metaadatok segítségével könnyen kereshetők és visszakereshetők a dokumentumok. A rendszerezéshez gyakran használnak levéltári vagy irodaméretű osztályozási rendszereket és nyilvántartásokat.

A digitális korban kiemelten fontos a digitizálás és a hosszú távú megőrzés. Digitális okmányok formátumai között gyakori a PDF/A, TIFF vagy egyéb hosszan olvasható formátumok. A kereshetőséget OCR és metadata segíti, de a hitelesség és integritás megőrzése érdekében verziókövetés, hitelesítő aláírások és biztonsági mentések is alkalmazhatóak.

Jogszabályi és etikai szempontok is fontosak: személyes adatok védelme és hozzáférési jogok, közfeladatokat ellátó közigazgatási előírások, archiválási szabályzatok. A közkincséget érintő anyagok nyilvánosak lehetnek, de a bizalmas információk korlátozás alá eshetnek.

Az okmányok használata magában foglalja a bizonyítási szerepet jogi ügyletekben, közszolgáltatások igénybevételét, valamint történeti kutatások alapanyagát.