Ohjeistamisesta

Ohjeistamisesta on termi, jolla viitataan ohjeiden, sääntöjen tai suositusten laatimiseen ja julkistamiseen organisaatiossa tai julkishallinnossa. Se viittaa sekä itse prosessiin että sen tuloksena syntyviin ohjeistuksiin. Ohjeistusten tavoitteena on selkeyttää vastuita, standardoida toimintatapoja ja varmistaa yhdenmukainen toiminta sekä lainsäädännön että organisaation tavoitteiden puitteissa.

Ohjeistukset voivat koskea esimerkiksi päivittäisiä toimintatapoja, riskienhallintaa, tietoturvaa, laatua, henkilöstöhallintoa tai palveluiden tuottamista. Niiden tarkoituksena on tarjota selkeitä ohjeita siitä, mitä saa tai ei saa tehdä, milloin toiminta on hyväksyttyä ja miten poikkeukset käsitellään. Hyvin laadittu ohjeistus tukee uuden työntekijän perehdytystä, varmistaa laillisen ja eettisen toiminnan sekä helpottaa valvontaa ja auditointeja.

Prosessi sisältää tarveharkinnan, laatimisen, sidosryhmien kuulemisen, oikeudellisen ja säädösten mukaisuuden tarkistamisen, hyväksynnän hallintoelimissä sekä julkaisemisen ja jakamisen. Ylläpitoon kuuluu versiointi, päivityssyklin määrittäminen sekä viestintä, koulutus ja seurantamenetelmät.

Haasteiksi voivat muodostua liian yksityiskohtaiset tai jäykät ohjeistukset, jotka rajoittavat joustavuutta; viestinnän puutteet ja saavutettavuus; sekä jatkuvan päivityksen ja vastuiden määrittäminen. Hyvä ohjeistus on selkeä, käytännönläheinen, kielellisesti ymmärrettävä ja helposti löydettävissä. Se kuuluu osaksi kattavaa hallintokäytäntöä, jossa ohjeistuksen omistaja vastaa sisällöstä ja päivityksestä.

Se sijoittuu laajemman hallintokulttuurin osaksi ja voi kytkeytyä politiikkoihin, standardeihin sekä dokumentaation hallintaan.