Offertförfrågningar

Offertförfrågningar är en form av upphandling där en köpare ber flera leverantörer lämna prisförslag och villkor för varor eller tjänster. Syftet är att skapa underlag för pris- och villkorsjämförelse och att hitta den mest lämpliga leverantören utifrån pris, kvalitet och leveranssäkerhet.

Processen brukar innefatta att definiera behov och krav i en tydlig specifikation, välja vilka leverantörer som ska bjudas in och skicka ut offertförfrågan med anvisningar om hur svaren ska lämnas och giltighetstid. Svaren inhämtas före deadline och utvärderas sedan enligt uppsatta kriterier; pris är ofta viktigt men även faktorer som kvalitet, leveransförmåga, support, referenser och hållbarhet. I vissa upphandlingar kan förhandlingar eller krav på kompletterande information ske innan kontrakt tecknas. Efter utvärdering tilldelas kontraktet till den leverantör som bäst uppfyller kraven.

Innehållet i en offertförfrågan varierar, men brukar vanligtvis inkludera: beskrivning av behovet, tekniska och funktionella krav, mängd och leveransschema, villkor för leverans och betalning, giltighetstid för offert, hur svaren ska lämnas samt eventuella krav på kvalitet, miljö och säkerhet. Specifika krav kan också omfatta dokumentation, referenser och prov.

Vid offentlig upphandling följer offertförfrågningar ofta regler om transparens, likabehandling och öppenhet; privata företag styrs i stället av avtalad kontraktsrätt. En tydlig offertförfrågan underlättar jämförelse, ökar konkurrensen och minskar risken för missförstånd.