Määriteltytoimenpide

Määriteltytoimenpide on termi, jolla tarkoitetaan toimenpidettä, jonka sisältö, suoritusjärjestys ja vastuut on etukäteen määritelty säädöksin, viranomaisohjein tai organisaation sisäisessä prosessikuvauksessa. Tämänkaltaisella määrittelyllä pyritään varmistamaan toistettavuus, oikeellisuus ja läpinäkyvyys sekä helpottamaan arviointia ja auditointia. Määriteltyjä toimenpiteitä noudatetaan aina, kun on kyse sallitusta vastuusta, laadunvarmistuksesta tai säädellystä toiminnasta.

Toimenpide sisältää tavoitteet, edellytykset, vaiheet, vastuut sekä tiedonkeruun ja dokumentoinnin vaatimukset. Se on kirjoitettu ohjeen tai prosessikuvauksen muodossa ja se mahdollistaa suorituksen mittaamisen sekä poikkeusten hallinnan. Lisäksi siinä määritellään hyväksyntä- ja poikkeusmenettelyt sekä resurssit ja aikataulut.

Käyttökohteita ovat esimerkiksi julkinen hallinto, yritysten laadunvarmistus, terveydenhuolto ja turvallisuuskriittiset alat. Esimerkkejä ovat potilastietojen käsittelyn määritelty toimenpide, tietoturva- tai IT-häiriöiden hallinnan määritelty toimenpide sekä hankintojen hyväksyntä- ja sopimuskäytäntöjen toimenpiteet.

Hyödyt ilmenevät, kun prosessit ovat selkeitä ja auditoitavissa: parempi riskiarviointi, nopeampi päätöksenteko ja yhtenäinen toimintakäytäntö. Haasteina voivat olla liian jäykät määritelmät, jotka rajoittavat joustavuutta, sekä prosessien ylläpitoon liittyvä kustannus. Siksi on tärkeää pitää määritellyt toimenpiteet ajantasaisina ja arvioida säännöllisesti.

Termi ei viittaa yhteen tiettyyn standardiin, vaan kuvaa yleistä käsitettä, jota käytetään sekä julkisessa että yksityisessä hallinnassa ja laadunhallinnassa.