Lisenssinhallinta

Lisenssinhallinta tarkoittaa ohjelmistolisenssien hallintaan ja optimoimiseen tähtäävää prosessia organisaatiossa. Sen tavoitteena on varmistaa oikea määrä käyttöoikeuksia, noudattaa lisenssiehtoja sekä vähentää oikeudellisia riskejä ja kustannuksia. Prosessi kattaa hankinnan, käyttöönoton sekä lisenssien hallinnan elinkaaren kaikki vaiheet ja niiden jatkuvan valvonnan.

Keskeisiä käsitteitä ovat käyttöoikeudet (entitlements) ja todellinen käyttö, sekä erilaiset lisenssimallet kuten pysyvät lisenssit, tilausperusteiset lisenssit ja SaaS-lisenssit. Lisenssityypit voivat olla käyttäjäkohtaisia, laitekohtaisia tai usean käyttöinstanssin sallivia. Mittareita voivat olla käyttäjien tai laitteiden määrä, istuntojen määrä sekä kapasiteetti.

Lisenssinhallinnan prosessi alkaa ohjelmistoinventaarion tekemisellä ja oikeuksien kohdentamisella. Tämän jälkeen tapahtuu lisenssien sovitus, jonka avulla varmistetaan, että asennukset vastaavat hankittuja oikeuksia. Optimoidaan määrät ja kustannukset, esimerkiksi poistamalla käyttämättömiä lisenssejä tai siirtämällä käyttö oikeammalle lisenssityypille. Hallintaa täydennetään säännöllisillä auditoinneilla, raportoinnilla ja neuvotteluilla toimittajien kanssa.

Haasteina ovat puutteellinen tai epävarma käyttödata, shadow IT, monimutkaiset lisenssiehtojen ehdot sekä mahdolliset vendor-auditit. Hyödyt puolestaan sisältävät paremman compliancen, kustannusten hallinnan, riskien pienentämisen sekä joustavamman ohjelmistotarjonnan ja nopeamman uusien lisenssien hankinnan.

Lisenssihallinta kuuluu usein ohjelmistovarastonhallintaan (Software Asset Management, SAM) ja IT-omaisuuden hallintaan. Kansainväliset standardit, kuten ISO/IEC 19770-1, voivat tukea prosesseja. Automatisointi, ohjelmistotunnistus ja keskitetty lisenssirekisteri parantavat näkyvyyttä ja hallintaa.