Laskutustapa

Laskutustapa tarkoittaa tapaa, jolla yritys toimittaa laskut asiakkailleen sekä tallentaa laskutukseen liittyvän tiedon kirjanpitoon. Laskutustavan valintaan vaikuttavat kustannukset, nopeus, maksun kiertonopeus sekä sopimukset asiakkaiden ja toimittajien kanssa. Lisäksi tietyt toimialat tai julkiset hankinnat voivat asettaa vaatimuksia laskutustavalle.

Yleisimmät muodot ovat paperilasku, sähköinen lasku ja verkkolasku. Paperilasku on perinteinen ratkaisu, jossa lasku tulostetaan ja toimitetaan postitse; käsittely voi olla hidasta ja työlästä. Sähköinen lasku tarkoittaa laskun toimitusta digitaalissa muodossa, usein PDF-liitteenä sähköpostitse tai verkkopalvelun kautta.

Verkkolasku on sähköinen laskutustapa, jossa lasku välitetään sähköisesti vastaanottajalle ja vastaanotolle. Suomessa verkkolaskutuksessa käytetään usein Finvoice XML -muotoa ja muita standardeja, joita sovelletaan sekä yksityisen sektorin että julkisen sektorin kanssa. Kansainvälisesti verkkolaskuja voidaan toteuttaa myös EU-standardien mukaisesti (esimerkiksi EN 16931).

Hyödyt ja haasteet liittyvät laskutustapaan: verkkolasku ja sähköinen lasku voivat nopeuttaa maksuaikoja, vähentää käsittelyvirheitä ja helpottaa arkistointia, mutta ne edellyttävät asianmukaisia järjestelmiä, yhteensopivuutta kumppanien kanssa sekä tietoturvan toteuttamista. Laskutustavan valinta riippuu yrityksen koosta, toimipaikoista, kumppaniverkostosta sekä tavoitteista sähköistää prosessit. Laskut on säilytettävä kirjanpidon mukaan kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.