Laskutusmuotoja

Laskutusmuotoja tarkoittaa laskujen laatimisen ja toimittamisen erilaisia tapoja, joita yritykset käyttävät kaupankäynnissä. Muotoja voidaan tarkastella sekä asuin- ja pienyritysten että suurempien organisaatioiden näkökulmasta. Laskut voivat lisäksi poiketa toisistaan siinä, miten ne syntyvät, miten ne siirretään asiakkaalle ja miten ne säilytetään kirjanpidossa sekä verotuksessa.

Paperilasku on perinteinen muoto, jossa lasku tulostetaan ja lähetetään kirjallisena kirjeenä tai toimittaa menemällä asiakkaan luokse. Paperilaskut ovat helppoja käyttöön niille, joilla ei ole käytössä digitaalisia järjestelmiä, mutta ne maksavat enemmän tilauksia, käsittelyaikaa ja maa-aineksia sekä hankaloittavat automaattista käsittelyä ja arkistointia.

Sähköinen lasku kattaa useita muotoja. Yleisimmät ovat sähköinen lasku (yleisesti Finvoice-nimellä tunnettu XML-standardi Suomessa) sekä sähköinen lasku pilvipohjaisista järjestelmistä tai pankkikanavien kautta, kuten PEPPOL-verkoston kautta tapahtuva laskutus. Sähköiset laskut voidaan toimittaa sähköpostitse liitetiedostolla, verkkopalvelun kautta tai suoraan vastaanottajan kirjanpitoon. Lisäksi on käytössä EDI- ja muun verkkolaskutuksen ratkaisuja suuryritysten ja ulkomaisten kumppaneiden kanssa.

Laskutusmuotojen valintaan vaikuttavat kustannukset, automaatioaste, partnerien vaatimukset sekä lain ja verotuksen vaatimukset. Verotuksellisesti laskut on laadittava siten, että ne mahdollistavat oikean veron määrittämisen, ja sekä sähköiset että paperilaskut on säilytettävä kirjanpidon vaatimusten mukaisesti useamman vuoden ajan. Yleisesti digitalisaatio on lisännyt sähköisten laskujen suosiota, sillä ne nopeuttavat käsittelyä ja yksinkertaistavat arkistointia.