Kokoelmatietokantojen

Kokoelmatietokannot ovat tietokantaratkaisuita, joita museot, arkistot ja kirjastot käyttävät hallinnoidakseen kokoelmiensa metatietoa sekä siihen liittyviä fyysisiä ja digitaalisia esineitä. Ne mahdollistavat sekä sisäisen työnkulun että julkisen, hakuun perustuvan pääsyn kokoelmiin. Kokoelmatietokantojen tarkoituksena on tukea esineiden hallintaa, suunnittelua ja tutkimusta sekä helpottaa lainojen, näytteiden ja näyttelyiden järjestämistä.

Kokoelmatietokantoihin tallennettavat tiedot kattavat muun muassa esineen tai aineiston joukko- ja tunnistetiedot, nimikkeen, tekijän, aikakauden, materiaalin ja mitat, kulttuurisen kontekstin, perimän ja hankintatiedot sekä kunto- ja säilytysasiat. Lisäksi niihin sisältyy tieto digitoinnista, tiedostonhallinnasta, oikeuksista sekä liitetyt digitaaliset resurssit kuten kuvat, äänitteen tai videoiden tiedostot. Metatiedot voivat sisältää sijaintitiedot, inventaario- ja lainahistorian sekä konservointihistorian.

Kokoelmatietokannat hyödyntävät usein standardoituja kuvastimia ja malleja, kuten MARC, Dublin Core, METS ja PREMIS, sekä hallinnoivat yhteyksiä sanastoihin ja luokitusjärjestelmiin. Ne tukevat integrointia muiden järjestelmien kanssa, kuten kirjaston ILS-, digitaalisen aineiston hallinta- ja ERP-järjestelmät, sekä tarjoavat API-rajapintoja ja tavallisesti OAI-PMH -tukiakin metadatankeruuseen.

Käyttö vaihtelee organisaation mukaan: julkiset kokoelmaluettelot tarjotaan usein verkossa, kun taas sisäiset työnkulut kohdistuvat inventaarioon, lainojen hallintaan ja konservointitoimiin. Kokoelmatietokannat ovat keskeisiä välineitä kulttuuriperinnön säilyttämisessä, tutkimuksessa ja yleisön saavutettavuudessa, mutta niihin liittyy jatkuvia haasteita laadunvarmistuksessa, monikielisyyden hallinnassa ja tiedon siirtämisessä vanhoista järjestelmistä uusiin.

---