Kalustorekisteri

Kalustorekisteri on suomenkielinen termi, jolla tarkoitetaan organisaation omistamien kalusteiden ja muun käyttöomaisuuden rekisteröintiä sekä jäljitettävyyttä. Se on osa laajempaa omaisuudenhallintaa ja palvelee sekä taloudellista raportointia että käyttöomaisuuden hallintaa. Rekisteriin kerätään usein: yksilöllinen tunniste tai varastonumero, kuvaus ja luokitus (kalusteet, laitteet), valmistaja ja malli sekä sarjanumero, hankintapäivä ja hinta, toimittaja, sekä nykyinen sijainti ja vastuuhenkilö. Lisäksi tiedot voivat sisältää kunto, takuu, poisto- ja käyttöikäsuositukset sekä remontti- tai huoltotiedot.

Käyttötarkoitukset ovat varastonhallinta, inventaarioiden toteuttaminen, arvon ja poistojen laskenta kirjanpidossa sekä tilasuunnittelu ja riskienhallinta. Reaaliaikainen tai säännöllinen tiedon päivitys usein integroidaan talous-, hankinta- tai kunto- ja kiinteistöjärjestelmiin ja mahdollisesti GIS-sovelluksiin paikkatiedon avulla.

Vastuut ja hallinto eroavat organisaatioittain, mutta yleisesti kalustonhallinnasta vastaava yksikkö ylläpitää rekisteriä, varmistaa tiedon laadun ja suorittaa säännölliset inventaariot sekä auditoinnit. Haasteita ovat muun muassa sijaintimuutokset, vanhentuneiden tietojen päivittäminen ja poistettujen tavaroiden poistaminen rekisteristä.

Kalustorekisteri on yleinen käytäntö sekä julkisella että yksityisellä sektorilla, ja sitä käytetään esimerkiksi kouluissa, terveydenhuollossa, kunnissa ja yritysmaailmassa.