Jäsenrekisterin

Jäsenrekisterin käsite viittaa organisaation ylläpitämään rekisteriin, jossa kerätään ja hallinnoidaan jäsenten henkilötietoja sekä jäsenyyteen liittyviä tietoja. Tällainen rekisteri palvelee viestintää, yhteydenpitoa sekä hallinnon tarpeita sekä osallistumisen ja äänioikeuden hallintaa esimerkiksi yhdistyksissä ja muissa yhteisöissä. Käytännössä jäsenrekisteri mahdollistaa tapahtumien kutsut, jäsenmaksujen seurannan sekä asioiden hoitamisen jäsenistön osalta.

Rekisteriin kerätään tyypillisesti nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero, ja lisäksi tietoja jäsenyydestä, kuten liittymispäivä, jäsenyystyyppi, maksutiedot sekä äänioikeuden tai toimenkuvan kaltaiset oikeudet. Tietoja käsitellään ja tallennetaan vain siihen tarkoitukseen, mihin ne on annettu, ja vain sen verran kuin on tarpeellista.

Käsittely on GDPR:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön alaista. Rekisterinpitäjänä toimiva organisaatio määrittelee käsittelyn tarkoituksen sekä oikeudellisen perustan, kuten suostumuksen, sopimuksen tai rekisteröidyn oikeutetun edun. Tietoja voidaan jakaa luotettaville palveluntarjoajille (esimerkiksi tapahtumien hallinta ja sähköpostipalvelut) vain asianmukaisin sopimuksin ja minimoinnilla.

Säilytysajat määräytyvät toiminnan luonteen sekä viranomaissäädösten mukaan. Jäsen voidaan poistaa rekisteristä, ja tiedot voidaan poistaa tai siirtää pyynnöstä tai ylläpitämisen lopettamisen yhteydessä. Joitakin tietoja voidaan kuitenkin säilyttää tilinpidön tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

Jäsenillä on oikeus tarkastaa omat tietonsa, oikaista niitä, pyytää niiden poistamista, rajoittaa käsittelyä sekä siirtää tiedot toiseen rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjän on varmistettava tietoturva: pääsynhallinta, salaus, säännölliset varmuuskopiot sekä nopea reagointi mahdollisiin tietoturvaloukkauksiin.