Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to proces identyfikowania, liczenia i weryfikowania przedmiotów będących własnością organizacji, używanych w prowadzeniu działalności gospodarczej. Celem jest potwierdzenie istnienia, lokalizacji, liczby i stanu posiadanych składników majątkowych, zapasów oraz pieniężnych i niefinansowych zasobów, a także uzgodnienie ich z zapisami księgowymi.

Może być realizowana w formie inwentaryzacji ciągłej (perpetual) – polegającej na bieżącej aktualizacji stanów w systemie księgowym, lub inwentaryzacji okresowej – zorganizowanego spisu z natury, zwykle raz do roku, z odniesieniem do stanu księgowego. Spis z natury odnosi się do fizycznego policzenia i sprawdzenia rzeczywistych stanów zapasów, środków trwałych i materiałów.

Proces inwentaryzacji obejmuje planowanie, przygotowanie, przeprowadzenie spisu, korekty różnic inwentaryzacyjnych oraz aktualizację ksiąg rachunkowych. W praktyce stosuje się różne metody liczenia, w tym liczenie fizyczne, cykliczne (cycle counting) i skanowanie kodów kreskowych lub identyfikatorów RFID, często z wykorzystaniem systemów ERP.

W kontekście prawa i sprawozdawczości inwentaryzacja pełni funkcję kontrolną i weryfikacyjną. Reguluje ją polityka rachunkowości i odpowiednie przepisy, a wynikające różnice inwentaryzacyjne ujawnia się w sprawozdaniu finansowym oraz koryguje w księgach. Nadrzędnym celem jest rzetelne odzwierciedlenie stanu posiadanych zasobów oraz ich wartości.

Znaczenie inwentaryzacji rośnie w zarządzaniu zapasami, zapobieganiu kradzieżom, ocenie zużycia i planowaniu zakupów. Prawidłowo prowadzona inwentaryzacja wspiera kontrolę kosztów, optymalizację procesów logistycznych i zgodność z wymaganiami podatkowymi i finansowymi.