Inventarieförteckning

Inventarieförteckning är en formell lista över ett företags eller annan organisations materiella tillgångar och inventarier. Den används som stöd för förvaltning, redovisning, försäkring och värdering av tillgångarna. Förteckningen kan omfatta allt från möbler och kontorsutrustning till fordon, teknisk utrustning och installationer i lokal eller byggnad.

En typisk inventarieförteckning innehåller uppgifter som objektsbeskrivning, kategori (till exempel möbler, utrustning, fordon), antal, serienummer eller modell, inköpsdatum och kostnad, avskrivningsmetod och -sats, ackumulerad avskrivning, nuvarande bokfört värde, plats och ansvarig person samt status och eventuell försäkringsinformation (försäkningsvärde). Många system använder även inventariernas etiketter eller streckkoder för tydlig spårbarhet.

Användning och underhåll sker ofta inom ekonomifunktionen eller avtalad asset management. Förteckningen uppdateras regelbundet, vanligtvis årligen eller vid större förändringar i tillgångarna, och kopplas till balansräkningen samt försäkrings- och underhållsplaner. Den används vid revision, vid förvärv eller avyttring av tillgångar och i hyres- eller leasingsammanhang där installationer och inventarier följer med lokalen.

Format och system varierar, från manuella kalkylblad till moderna ERP- eller specialiserade asset management-system. Fördelarna inkluderar bättre spårbarhet, korrekta avskrivningar och försäkringsvärden samt enklare riskhantering vid stöld eller skada. God praxis är regelbundna fysiska kontroller, tydlig ansvarsfördelning och säkra datahanteringsrutiner.