Informaationhallinta

Informaationhallinta on organisaation tavoitteellista toimintaa, jossa tieto hallitaan suunnitelmallisesti koko sen elinkaaren ajan. Sen tarkoituksena on varmistaa tiedon saatavuus, oikeellisuus, käyttökelpoisuus sekä tietoturva ja yksityisyyden suoja, jotta tieto tukee päätöksentekoa, ohjeiden noudattamista ja toiminnan riskien hallintaa.

Kokonaisuus sisältää politiikat ja ohjeet, tiedonarkkitehtuurin sekä data- ja metadatan hallinnan. Keskeisiä osa-alueita ovat tiedon elinkaaren hallinta (kerääminen, tallennus, käyttö, arvo, säilytys ja hävittäminen), tiedon laadun hallinta, luokitus ja luokittelu, sekä metatiedon hallinta. Tietoturva ja yksityisyyden suoja sekä oikeudellisten ja säädösten noudattaminen ovat olennaisia osia. Tietojen hallinta kattaa sekä rakenne- ja sisällötietojen hallinnan että nonstrukturisen tiedon hallinnan, kuten dokumenttien ja sähköpostien käsittelyn.

Organisaation sisällä Informaationhallinta edellyttää selkeää roolijaon ja hallintakäytäntöjen toteuttamista. Keskeisiä rooleja ovat tiedon omistajat (data owners), tiedonhoitajat/rekisterinhoitajat sekä yksityisyyden suojasta vastaavat (privacy officers). Yhteistyö IT-, liiketoiminta- sekä oikeus- ja tietosuoja-alueilla on välttämätöntä, jotta käytännöt ovat sekä toimivia että säädösten mukaisia.

Esteet ja mahdollisuudet: hyvä informaationhallinta parantaa tiedon laatua, nopeuttaa päätöksentekoa, tehostaa toimintaa ja pienentää riskien sekä compliance-kustannusten tasoa. Haasteita ovat muutosvastarinta, järjestelmien yhteentoimivuus sekä jatkuva vaatimusten ja teknologian kehittyminen. Kansainväliset viitekehykset, kuten ISO 15489 ja DAMA-DMBOK, sekä lainsäädäntö kuten GDPR ohjaavat käytäntöjä.