Indkøbsanmodning

Indkøbsanmodning er et internt dokument eller elektronisk flow, som en medarbejder eller afdeling bruger til at beskrive et behov for varer eller tjenester og anmode om køb gennem organisationens indkøbsproces. Formularen eller systemet sikrer, at behovet bliver registreret, og at der findes en sporbarhed og kontrol over udgifter.

En typisk indkøbsanmodning indeholder oplysninger som afsender og enhed, afdelings- eller omkostningscenter, ønsket leveringstid, en beskrivelse af varerne eller tjenesten, mængde, enhed, forventet pris eller prisområde, leverandør eller præferencer, leveringsadresse og eventuelle projektreferencer eller kontraktkoder samt eventuelle bemærkninger.

Når anmodningen er indsendt, gennemgås den af de relevante godkendere og kontrolleres for overholdelse af budget, behovets berettigelse og indkøbspolitik. Afhængigt af beløb og kategori kan den kræve godkendelse fra højere niveauer. Ved godkendelse kan anmodningen omdannes til en indkøbsordre til leverandøren, eller den kan bruges som grundlag for direkte indkøb via aftaler i systemet.

Indkøbsanmodningen giver sporbarhed gennem hele processen og står som grundlag for modtagelse af varer, lagerføring eller afregning. Den understøtter trevejsafstemning mellem behov, leverandør og betaling og understøtter budgetopfølgning og revision.

I praksis kan der være forskellige typer af anmodninger – standardvarer, tjenesteydelser, ikke-lagerførte varer og løbende eller projektrelaterede køb. Systemer til indkøbsstyring gør processen mere effektiv og hjælper med leverandørstyring, kontrol med udgifter og overholdelse af organisatoriske regler.