Hyväksymiskirjan

Hyväksymiskirja on muodollinen asiakirja, jolla todetaan jonkin päätöksen tai ehdotuksen hyväksyminen. Se toimittaa vastaanottajalle virallisen vahvistuksen siitä, että jokin toimenpide, suunnitelma, tarjous tai muu esitys on saanut hyväksynnän. Hyväksymiskirjan sisältö ja laajuus voivat vaihdella tilanteen mukaan, mutta tyypillisesti se toimii todisteena hyväksynnästä ja siinä voidaan ilmoittaa siihen liittyvät ehdot, aikataulut, voimassaolo sekä vastuut.

Käyttökonteksteja ovat muun muassa julkiset hankinnat, rakennus- ja kiinteistöprojektit, sopimus- ja toimitusprosessit sekä laadunvarmistusmenettelyt. Hyväksymiskirja voi osoittaa, että tarjous on valittu, että suunnitelmat tai dokumentit ovat hyväksyttyjä tai että jokin päätös on toimeenpantu. Joissakin tapauksissa se voi toimia lisäyksenä tai todistuksena jo tehdystä päätöksestä, jonka voimaansaattaminen vaatii erillisiä toimenpiteitä.

Sisällön osalta hyväksymiskirja sisältää yleisesti päivämäärän, vastaanottajan tiedot, hyväksytyn asian kuvauksen, mahdolliset ehdot ja määräajat sekä allekirjoitukset ja virallisen leiman tai muun osoitteen. Formaatti voi vaihdella organisaation ja toimialan mukaan, mutta sen tarkoitus pysyy samana: tarjota selkeä ja virallinen hyväksyntä.

Hyväksymiskirja ei aina ole sama kuin varsinainen sopimus, vaan se voi olla erillinen päätöksen vahvistus, joka käynnistää seuraavat toimenpiteet. Liittyvät termit ovat hyväksyntä, hyväksymispäätös ja hyväksymisprosessi.