Henkilötietojärjestelmissä

Henkilötietojärjestelmissä tarkoitetaan organisaation ylläpitämiä järjestelmiä tai rekistereitä, joissa henkilötietoja kerätään, tallennetaan ja käsitellään. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi, osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, henkilötunnus sekä muut tiedot, joiden perusteella yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa tai jonka avulla hänet voidaan erottaa muista. Järjestelmät voivat olla digitaalisia tietokantoja sekä käsin ylläpidettyjä rekistereitä, joissa tiedot on järjestetty tarkoituksenmukaisesti.

Käyttöä säätelee EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) sekä kansallinen lainsäädäntö. Keskeisiä periaatteita ovat tarkoituksenmukaisuus, tietojen minimointi, oikeellisuus, säilytyksen rajoitus, eheys ja luottamuksellisuus sekä läpinäkyvyys. Käsittelyn on perustuttava lailliseen syyhyn, kuten suostumukseen, sopimukseen tai oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjän vastuulla on varmistaa asianmukainen suojelu sekä vastuu- ja valvontamekanismit; käsittelijät on sitoutettava asianmukaisiin sopimuksiin.

Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin tietoihinsa, oikaista virheelliset tiedot, saada tiedot poistettua (oikeus tulla unohdetuksi), käsittelyn rajoittamiseen sekä tietojen siirrettävyyteen. Hänellä on oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Näiden oikeuksien toteuttamista säädellään sekä käytännön menettelyillä että viranomaisohjeilla.

Turvallisuus ja hallinto ovat keskeisiä: käytetään riittävää teknistä ja organisatorista suojaa, kuten pääsynhallintaa, salauksia ja lokitietojen ylläpitoa. Periaatteet kuten tietosuoja-by-design ja by-default sekä riskinarviointi auttavat varmistamaan tietojen oikeellisuuden ja luottamuksellisuuden. Siirrot kolmansiin maihin edellyttävät asianmukaisia suojatoimia, kuten EU:n standardisopimuslausekkeita tai asianmukaista riittävää suojelua.